Ancak asıl soru şudur:
“Hedeflerimize ulaşmak için yürüttüğümüz süreçlere ne kadar hâkimiz?”
Bu oldukça önemli bir soru. Çünkü süreci yönetebilmek için o sürecin nasıl çalıştığını bilmek gerekir.
Kurumların bu soruyu ayrıntılı olarak incelemesi ve dürüst bir şekilde cevaplaması gerekir.
Çünkü kurum olarak süreçlerimize yeterince hâkim değilsek; kaynaklarımızı, risklerimizi ve kontrollerimizi etkin şekilde yönetemeyiz.
Peki süreçlere tek başına hâkim olmak yeterli midir?
Cevap gayet açık. Sürece hâkim olmak tabi ki tek başına yeterli değildir. Süreci bilmek, sürecin etkin bir şekilde çalıştığını göstermez.
Burada kurumlar tarafından unutulmaması gereken hususlardan biri de süreç performanslarının doğru şekilde belirlenmesi ve düzenli periyotlarla izlenmesidir. İstenilen sonuçlara ulaşılamaması halinde ise gerekli eylem planları hazırlanarak hayata geçirilmelidir.
Hepimizin bildiği PUKÖ (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al) döngüsünü etkin bir şekilde uygulamak; süreç performansının artırılmasına ve süreçlerin sürekli iyileştirilmesine katkı sağlarken, aynı zamanda ürün ve hizmet maliyetlerinin düşürülmesine de yardımcı olacaktır.
Süreçlerin doğru bir şekilde yönetilmesi, yalnızca operasyonel verimliliği değil, uyum yönetimini de doğrudan etkiler.
Gerekliliklere uyum sağlamak için politika ve prosedürleri oluşturabiliriz. Ancak politika ve süreçlerin varlığı, tek başına uyumun sağlandığı anlamına gelmez. Süreçlerimizin nasıl işlediğini, hangi riskleri barındırdığını, hangi kontrollerin uygulandığını ve sorumlulukların kimde olduğunu bilmiyorsak, uyum çalışmalarımızın kurum içerisinde yeterince yaygınlaşmaması ve kâğıt üzerinde kalması kaçınılmaz olabilir.
Etkin uyum, yalnızca mevzuatı bilmekle değil; mevzuatın kurum içindeki süreçlere doğru ve uygun şekilde entegre edilmesiyle mümkündür.
Bu nedenle uyum yönetiminin temelinde süreçlere hakimiyet, risklerin doğru tanımlanması, kontrollerin süreçlere entegre edilmesi ve süreç performanslarının düzenli olarak ölçülüp izlenmesi yer almalıdır.
Çünkü uyum, sadece “ne yapmamız gerektiğini” bilmek değildir. Aynı zamanda ulusal ve uluslararası uygulanabilir şartları süreçlerimize entegre ederek, gerçekten kurum içerisinde etkin ve sürdürülebilir bir şekilde uygulayabilmektir.